بيئة الرقابة الداخلية

تعتمد الشركة مجموعة من أنظمة الرقابة الداخلية للتأكد والحفاظ على مستوى الأداء وضبط العمليات التشغيلية والمالية التي تغطي كافة أنشطة وإدارات الشركة وتتضمن:

• فصل المهام.
• الفحص والرقابة المزدوجة.
• تقارير متابعة الأداء.

على مجلس الإدارة الاختيار والتوصية بتعيين مدققي حسابات خارجيين معتمدين لدة هيئة أسواق المال لإعداد البيانات المالية للشركة بالتنسيق والتعاون مع لجنة التدقيق والمخاطر ورفع تلك التوصيات للعرض والموافقة من قبل الجمعية العامة العادية السنوية.

يقوم المدققين الخارجيين بإبداء الرأي وتقديم تأكيد معقول حول عدالة عرض البيانات المالية من جميع النواحي المادية ومركزها المالي ونتائج عملياتها وتدفقاتها النقدية وإبداء الرأي في الرقابة الداخلية المرتبطة بإعداد البيانات المالية وعرضها بشكل عادل وتقييم مدى ملائمة السياسات المحاسبية المطبقة وإبداء الرأي بما يبين وبشكل واضح ما إذا كانت البيانات المالية قد تم عرضها بشكل يتفق مع المبادئ والمعايير المحاسبية الدولية المتبعة وتحديد الحالات التي لم يتم الالتزام والتقيد فيها وفقاً لهذه المبادئ والمعايير في إعداد البيانات المالية.

مدة تعيين المدقق الخارجي سنة واحدة اعتباراً من تاريخ التعيين بناءً على توصيات لجنة التدقيق ومجلس الإدارة والموافقة عليها من قبل المساهمين في الجمعية العامة العادية.

يتعين أن يكون المدققين الخارجيين مستقلين عن الشركة بشكل تام وفعلي لضمان لممارسة مهامهما بموضوعية ونزاهة تامة.

• ألا يكون مدقق الحسابات رئيساً أو عضواً في مجلس إدارة الشركة أو منوطاً للقيام بأي عمل إداري أو قريباً حتى الدرجة الثانية لمن يشرف على إدارة الشركة أو حساباتها.
• عدم القيام بأية أعمال إضافية للشركة لا تدخل ضمن أعمال المراجعة.

• على المدقق الخارجي أن يكون لديه نظام لمراقبة الجودة يقدم ضماناً معقولاً بأن استقلاليته لن تتأثر.، كذلك يتوجب عليه حضور اجتماعات لجنة التدقيق و/أو اجتماعات مجلس الإدارة المتفق عليها وتقديم تقارير يبين فيها أية عقبات أو تدخل من قبل مجلس الإدارة أو إدارة الشركة خلال فترة تعيينه ويجب أن تتصف جميع تقارير المدقق الخارجي بالاستقلالية والحياد.
• أيضاً على المدقق الخارجي أن يحضر الاجتماعات السنوية للجمعية العامة لتقديم البيانات المالية المدققة وتلاوة التقرير المعد من قبله على المساهمين وللرد على أية استفسارات صادرة عن المساهمين وأصحاب المصالح. وعلى المدقق الخارجي أن يحضر كذلك الاجتماعات غير العادية، إذا اقتضى الأمر ذلك.

لمراقب الحسابات في كل وقت الحق في الإطلاع على جميع دفاتر الشركة وسجلاتها ومستنداتها وفي طلب البيانات التي يرى ضرورة الحصول عليها وله كذلك أن يتحقق من موجودات الشركة والتزاماتها ومناقشة آرائه مع لجنة التدقيق قبل رفع الحسابات الختامية والتقرير السنوي إلى مجلس الإدارة. وعليه في حالة عدم تمكينه من استعمال هذه الحقوق إثبات ذلك كتابة في تقرير يقدم إلى مجلس الإدارة، ويعرض على الجمعية العامة العادية وتخطر به الوزارة والهيئة.

يجب أن يتضمن تقرير المدقق الخارجي على وجه الخصوص البيانات التالية:

• ما إذا كان المراقب قد حصل على المعلومات التي يرى ضرورتها لأداء مهامه.
• ما إذا كانت الميزانية وحسابات الأرباح والخسائر متفقة مع الواقع متضمنة كل ما نص عليه القانون وعقد الشركة وتعبر بأمانة ووضوح عن المركز المالي الحقيقي للشركة.
• ما إذا كانت الشركة تمسك حسابات منتظمة.
• ما إذا كان الجرد قد أجري وفقاً للأصول المرعية.
• ما إذا كانت البيانات الواردة في تقرير مجلس الإدارة متفقة مع ما هو وارد في دفاتر الشركة.
• ما إذا كانت هناك مخالفات لأحكام القانون وعقد الشركة قد وقعت خلال السنة المالية مع بيان ما إذا كانت هذه المخالفات لا تزال قائمة وذلك في حدود المعلومات التي توافرت لديه.

ينص عقد التدقيق على أن يلتزم مراقب الحسابات بالمحافظة أثناء وبعد انتهاء عمله في الشركة على سرية البيانات والمعلومات التي وصلت إليه بحكم علمه ولا يستعمل هذه البيانات والمعلومات في تحقيق منفعة لنفسه أو لغيره ولا يذيع أية أسرار تتعلق بالشركة. وإذا خالف المراقب واجباته المشار إليها، جاز عزله ومطالبته بالتعويض عند الاقتضاء.

تعتمد "التجارية" في مجال التدقيق والرقابة الداخلية على التعاقد مع جهات متخصصة ومعتمدة للقيام بهذه المسؤوليات والمهام. وعلى مجلس الإدارة أن يتأكد من أن التدقيق الداخلي والرقابة هي عملية دائمة تغطي جميع أنشطة وأعمال الشركة دون استثناء أيّ قسم أو إدارة من إدارات الشركة. وعلى التدقيق الداخلي أن يقدم تقارير منتظمة ودورية عن نتائج التدقيق التي تتم، وبأن عمليات وضوابط الرقابة الداخلية قد تم صياغتها من قبل الإدارة ويتم تنفيذها كما ينبغي. ثم ترفع بعد المراجعة والمداولة من قبل المدقق الداخلي والإدارات المعنية إلى لجنة التدقيق والمخاطر للمناقشة وإصدار التوصيات ليتم عرض النتائج النهائية على مجلس الإدارة.

يعمد مجلس الإدارة بالشركة إلى تعزيز ودعم مهام التدقيق الداخلي بالشركة من خلال:

• إدراك أعضاء المجلس والإدارة العليا لأهمية وظيفة التدقيق الداخلي وإيصال وتوضيح هذه الأهمية لجميع العاملين في الشركة.
• الاستفادة بالطريقة والتوقيت المناسبين من نتائج أعمال التدقيق الداخلي واتخاذ الإجراءات التصحيحية الملائمة بشأنها من الإدارة.
• ضمان استقلالية وظيفة التدقيق الداخلي.
• الاستعانة بمصادر خارجية للتدقيق الداخلي.
• إشراك التدقيق الداخلي في تقييم فعالية إجراءات الضبط الداخلي والتوصية بشأنها.

قيام لجنة التدقيق الداخلي بمتابعة الخطط والإجراءات الدورية للتأكد من:

• شمولية نطاق وأهداف ومهام وظيفة التدقيق الداخلي.
• استقلالية المدقق الداخلي.
• شمولية وملائمة خطة التدقيق.
• نزاهة وتجرد وظيفة التدقيق الداخلي.
• الكفاءة المهنية.
• إجراءات التدقيق الداخلي.
• تحديد مسؤوليات التدقيق الداخلي.
• متابعة التقارير الدورية وملاحظات المدقق الداخلي والإجراءات التصويبية المتخذة.-

يتعين أن تتضمن تقارير التدقيق الداخلي مراجعة وتقييم نظم الرقابة الداخلية المطبقة في الشركة على أن يتضمن:

• 1. إجراءات الرقابة والإشراف على كفاءة وفاعلية نظم الرقابة الداخلية اللازمة لحماية أصول الشركة وصحة البيانات المالية وكفاءة عملياتها بجوانبها الإدارية والمالية والمحاسبية.
• 2. مقارنة تطور عوامل المخاطر في الشركة والأنظمة الموجودة لتقييم مدى كفاءة الأعمال ومواجهة التغيرات الغير متوقعة بالسوق.
• 3. تقييم أداء مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية في تطبيق نظم الرقابة الداخلية، بما في ذلك تحديد المرات التي أخطر فيها المجلس بمسائل رقابية والطريقة التي عالج بها المجلس هذه المسائل.
• 4. أية إخفاقات في تطبيق الرقابة الداخلية أو مواطن الضعف في تطبيقها أو حالات الطوارئ التي قد أثرت أو قد تؤثر على الأداء المالي للشركة، والإجراءات المتبعة لمعالجة تلك الإخفاقات.

تنبع أهمية الرقابة الشرعية من خصوصية العمل الإسلامي المتمثلة بحضور الجانب الشرعي في جميع أوجه عمل ونشاطات ومعاملات الشركة، كذلك في منح الأهمية اللازمة لمراجعة التزام الشركة في جميع عملياتها ومعاملاتها بأحكام ومبادئ الشريعة الإسلامية مما يساهم في إشاعة مناخ من الثقة بين مساهمي الشركة والمتعاملين معها.

تُعدّ الرقابة الشرعية جزءاً لا يتجزأ من نظام الرقابة الداخلية، وتعمل وفقاً لسياسات الشركة. ويشمل نطاق عمل التدقيق الداخلي ووحدة الإلتزام بالشركة فحص وتقييم مدى كفاية وفعالية نظام الرقابة الشرعية بهدف التأكد من ملائمة النظام القائم (ومدى الالتزام به وما إذا كان يوفر تأكيدًا معقولاً بأن إدارة الشركة قد أدت مسؤولياتها تجاه ضمان تطبيق أحكام ومبادئ الشريعة الإسلامية وفقاً لما تقرره هيئة الرقابة الشرعية المتعاقد معها.

• إدراك أعضاء مجلس الإدارة لأهمية العمل والإلتزام بمبادئ وأحكام الشريعة الإسلامية وما يحققة من الحفاظ على ثقة المساهمين ودرء مخاطر السمعة.
• قامت الشركة بوضع ميثاق العمل الأخلاقي بالشركة وكذلك مجموعة أدلة السياسات والإجراءات بما يتوافق مع أحكام ومبادئ الشريعة الإسلامية.
• ضمان إستقلالية مهام الرقابة الشرعية من خلال تعيين مصدر خارجي كهيئة رقابة شرعية للشركة من العلماء المشهود لهم بالكفاءة والخبرة في مجال الشريعة الإسلامية وممن لهم باع في فقة المعاملات الإسلامية.
• إعداد ميثاق عمل هيئة الرقابة الشرعية يوضح أهداف ومهام ومسؤوليات التدقيق الشرعي بالشركة.
• ترفع تقارير هيئة الرقابة الشرعية عن معاملات الشركة إلى الجمعية العامة للشركة بعد مراجعتها من قبل لجنة التدقيق والمخاطر ومجلس إدارة الشركة.

• يُعد الالتزام بالأنظمة والمعايير والتعليمات والقوانين أحد أهم أسس وعوامل نجاح الشركة ويحافظ على سمعتها ومصداقيتها وعلى مصالح المساهمين وأصحاب المصالح، ويوفر لها الحماية من العقوبات النظامية.
• كما يعد الالتزام مسؤولية شاملة ومتعددة الجوانب وتـقع على جميع الأطراف في الشركة بدءاً من مجلس الإدارة والإدارة العليا وانتهاء بجميع الموظفين كل حسب صلاحياته والمهام المنوطة به. وإيماناً من مجلس إدارة الشركة بأهمية الإلتزام فقد قام بما يلي:
  • إنشاء إدارة مستقلة للإلتزام تتبع بصورة مباشرة رئيس مجلس الإدارة وتقوم برفع تقاريها إليه وإلى لجنة الحوكمة.
  • تشكيل لجنة خاصة بالحوكمة لمتابعة مهام الإلتزام بالشركة.
  • إعتماد ميثاق عمل لجنة الحوكمة.
  • تقييم برنامج الالتزام مرة واحدة في العام على أقل تقدير من خلال تقارير الحوكمة للتعرف على مدى فاعلية الشركة في القيام بمهام الالتزام.
• إعتماد دليل سياسات وإجراءات وحدة الإلتزام والذي تم تصميمه على شكل مجموعة من المبادئ الأساسية والتي تحدد:
  • مسؤوليات مجلس الإدارة بشأن الالتزام.
  • مسؤوليات الإدارة التنفيذية بشأن الإلتزام.
  • ضوابط إستقلالية وظيفة الإلتزام.
  • معايير دعم وظيفة الإلتزام للقيام بالأعمال المنوطة بها.
  • القيم الأساسية للإلتزام.
  • المخاطر الناجمة عن عدم الإلتزام.
  • مسؤوليات ومهام إدارة الإلتزام وبرنامج عملها.
  • العلاقة بين وحدة الإلتزام والتدقيق الداخلي.
• الالتزام بالمتطلبات الرقابية بحيث يتم تزويد الهيئة - قطاع الرقابة - إدارة حوكمة الشركات بشكل دوري (ر سنوي) بما يفيد تنفيذ المتطلبات الواردة في قواعد حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة أسواق المال. كما يتم تزويد الهيئة بصورة سنوية بتقرير مراجعة الرقابة الداخلية والذي يتم اعداده من قبل مكتب استشارات متخصص. ويتم إعداد تقرير ضمان الجودة لعمليات التدقيق الداخلي كل ثلاثة سنوات.

تُعد إدارة المخاطر هي جزء أساسي في عملية الرقابة والإدارة الإستراتيجية للشركة. وهي عبارة عن الإجراءات التي يتبعها مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية بشكل منظم للتعرف على ومعالجة ومواجهة المخاطر المصاحبة لأنشطة الشركة المختلفة من خلال فهم العوامل الإيجابية والسلبية المحتملة لكافة الأحداث والمؤثرات والعوامل التي قد تؤثر على نشاط الشركة والتعامل بطريقة منهجية مع كافة المخاطر التي تحيط بنشاطاتها لتحديد نوع وحجم المخاطر التي قد تواجهها وتحديد إسلوب تفاديها أو مواجهتها أو الحد منها والعمل على المحافظة على مستوى المخاطر في إطار النسب المقبولة في مقابل المنافع المتوقعة.

على مجلس الإدارة تحديد نوع وحجم المخاطر المقبولة لدى الشركة والسعي التام من أجل المحافظة على مستوى إدارة المخاطر ضمن الإطار الصحيح لضمان مصالح الشركة. ويعتبر وجود إستراتيجية محددة بشكل واضح لإدارة المخاطر داخل الشركة على درجة عالية من الأهمية من أجل حماية استثمارات وأصول الشركة، مع الاستعانة بالدراسات والتقارير الخاصة بالمخاطر ومراجعتها.

عمد مجلس إدارة الشركة إلى تعزيز مهام إدارة المخاطر من خلال ما يلي :

• تشكيل لجنة التدقيق والمخاطر المنبثقة عن مجلس الإدارة.
• إنشاء إدارة مستقلة لإدارة المخاطر والتي تقوم برفع التقارير الدورية إلى لجنة التدقيق والمخاطر.
• إعتماد ميثاق عمل لجنة التدقيق والمخاطر.

اعتماد دليل سياسات وإجراءات إدارة المخاطر والذي يوضح:

• تحديد وتصنيف المخاطر التي قد تواجهها الشركة خلال سعيها لتحقيق أهدافها الإستراتيجية بحيث تشمل المخاطر الإستراتيجية والمالية والتشغيلية ومخاطر الإلتزام ومخاطر رفع التقارير وتدفق المعلومات ومخاطر السمعة.
• زيادة التوعية التنظيمية بكيفية الحد من المخاطر (على سبيل المثال من خلال تعزيز الرقابة).
• إجراءات تطبيق خطة إدارة المخاطر.
• نطاق التطبيق والذي يشمل كافة أعمال ومهام وأنشطة الشركة.
• إعداد بيان المخاطر الخاص بالشركة.
• تقييم المخاطر وتحديد الأولويات.
• تحديد السبل والإجراءات المتخذه لمواجهة المخاطر ومدى فاعليتها.
• تحديد الخطوات التصحيحية ومناقشتها مع مسؤولي الإدارات المختلفة.
• تحديد الخطوات الإستباقية لمنع أو الحد من المخاطر التي قد تواجهها الشركة.
• تحديد مستوى المخاطر المقبول لدى الشركة في مقابل المنافع المتوقعة وكيفية إدارة هذه المخاطر.
• تتبع المخاطر ورفع تقرير دوري عنها.
• تحديد الأدوار والمسؤوليات وجدول العمل الزمني.
• مراجعة الصفقات والتعاملات المقترح أن تقوم بها الشركة مع الأطراف ذات العلاقة وتقديم التوصيات المناسبة بشأنها إلى مجلس الإدارة.
• إحاطة مجلس الإدارة علما بتقارير المخاطر عن طريق لجنة التدقيق والمخاطر والخطوات والإجراءات المتخذه للحد من هذه المخاطر ووضعها في النطاق المقبول لدي الشركة.

لتحقيق الأهداف الاستثمارية والتجارية للشركة تعتبر عملية إدارة المخاطر بشكل فعّال أمر أساسي الهدف منه يتمحور حول وضع عملية مستمرة واستباقية ومنظمة لفهم وإدارة والإبلاغ عن المخاطر الجوهرية في كل وحدة عمل وكل صفقة تجارية. ويجب الالتزام والتقيّد بسياسة إدارة المخاطر من قبل إدارات الشركة وأقسامها كافة ويتضمن إطار إدارة المخاطر على سبيل المثال لا الحصر ما يلي:

• فهم أهداف الشركة.
• تحديد المخاطر المرتبطة بنشاط العمل والآثار المحتملة للمخاطر المعينة.
• تطوير برامج لمواجهة المخاطر القابلة للتحديد.
• رصد وتقييم المخاطر والإجراءات والترتيبات الموضوعة لمعالجتها.

يجب أن تأخذ عملية تطوير سياسة إدارة المخاطر بعين الاعتبار عدداً من الخطوات الملخصة فيما يلي:

• تحديد وتقييم أنواع ونطاق المخاطر المرتبطة بنشاط الشركة والأعمال والاستثمارات.
• القيام بمراجعة مجالات المخاطر الرئيسية عند الضرورة وتقديم تقارير عنها.
• وضع خطة ومعايير للتقليل من المخاطر وتأثيراتها.
• تعميم ومناقشة محتويات بيان المخاطر مع أعضاء الإدارة المعنية وتطوير الأساليب والسياسات لمواجهة وتخفيض المخاطر.

يُعد نظام رفع التقارير أحد أهم أدوات الرقابة والمتابعة الفعالة لأنشطة ومهام الشركة وكذلك لأداء الإدارات حيث اعتمدت الشركة نماذج ثابتة لرفع التقارير بصورة دورية (ربع سنوية) من مختلف إدارات الشركة إلى الإدارة التنفيذية للوقوف على نتائج سير العمليات لاتخاذ القرارات وفقاً لرؤية واضحة ومعلومات دقيقة ومحدثة وذلك وفقاً للمعايير التالية:

• تلتزم كافة الإدارات بإعداد التقارير خلال 15 يوم عمل من تاريخ إنتهاء الفترة المعد عنها التقرير مع عدم الإخلال بأية تقارير أخرى مقدمة.
• يتم إعداد سجل يوضح تاريخ استلام التقارير من قبل مكتب رئيس مجلس الإدارة عن طريق وحدة المخاطر والالتزام.
• يتم مراجعة تلك التقارير من قبل وحدة المخاطر والإلتزام لإبداء الرأي والملاحظات وتسليط الضوء على مواطن الضعف أو القصور التي قد تُعرّض الشركة لأية مخاطر محتملة وطرق معالجتها وإتخاذ القرارات التصويبية في حينه.
• يتم مراجعة التقارير من قبل وحدة المخاطر والالتزام لتسليط الضوء على مناطق الضعف والمخاطر.
• تكون كل إدارة مسؤولة بصورة مباشرة عن تحديد الموظفين القائمين بإعداد ومراجعة التقارير.
• يكون مدير الإدارة مسؤول بصورة مباشرة أمام الرئيس التنفيذي للمجموعة التابع لها عن صحة ودقة البيانات الواردة بالتقارير الخاصة بإدارته.
• يقوم الرئيس التنفيذي للمجموعة باعتماد التقارير الخاصة بمجموعته وإلقاء الضوء على التغيرات الهامة والمؤثرة على عمليات الشركة.
• يكون الرئيس التنفيذي للمجموعة مسؤول بصورة مباشرة أمام رئيس مجلس الإدارة عن صحة ودقة البيانات الواردة بالتقارير الخاصة بالمجموعة التابعة له.
• يتم مناقشة التقارير باجتماعات لجنة الإدارة ويتم تسجيل أية ملاحظات خاصة بهذا الشأن.
• يكون رئيس وحدة المخاطر والالتزام مسؤول عن متابعة تنفيذ التوصيات والقرارات الصادرة عن اللجنة بهذا الشأن. إلى جانب التقارير الإدارية والتشغيلية المذكورة أعلاه فيتعين إعداد تقرير ملخص متكامل عن كافة أعمال وأنشطة الشركة للعرض على مجلس الإدارة للوقوف على سير العمليات ومدى إتساقها مع الخطط والأهداف الموضوعة بصورة سنوية أو كلما دعت الحاجة لذلك.

الخصائص الواجب توفرها في التقرير المتكامل :

• التركيز على الإستراتيجية : يجب أن يتضمن التقرير توضيح للأهداف الإستراتيجية التي تسعى الشركة إلى تحقيقها، والإجراءات والسياسات المتبعة من قبل الشركة لتحقيق تلك الأهداف.
• نظرة عامة على الهيكل التنظيمي للشركة: يجب أن يتضمن التقرير توضيح للهيكل التنظيمي والإجراءات والسياسات التي تتبعها الشركة في تسيير أعمالها، والعوامل الخارجية التي تؤثر على سلامة المركز المالي للشركة. فضلاً عن المجهودات التي تقوم بها الشركة لضمان كفاءة سير الأعمال والحفاظ عليها على المدى القصير والمتوسط والطويل.
• المخاطر التي تواجه الشركة: أن يستعرض التقرير أنشطة الشركة وما يصاحبها من مخاطر، فضلاً عن توضيح لمعدلات الأداء وكيفية قياسها، ذلك بالإضافة إلى الفرص المتاحة أمام الشركة لتوسيع حجم أعمالها وتعظيم أرباحها.
• التوجه والتوقعات المستقبلية: أن يتضمن توقعات الإدارة بشأن مستقبل نشاط الشركة، فضلاً عن تقييم للصعوبات التي قد تواجهها، وتحديد الأنشطة ذات المخاطر العالية لإعطائها أولوية المراجعة، وتحديد الفرص والتحديات والتهديدات التي تواجه الشركة لتحقيق أهدافها الإستراتيجية.
• الإيجاز، والدقة، والمادية في عرض المعلومات: أن تكون المعلومات والبيانات المعروضة في التقرير على درجة كبيرة من الشمولية والإتساق، وأن تتصف بالإيجاز والدقة، وأن تكون معلومات مادية وهامة بحيث تسهل عملية إتخاذ القرارات السليمة من قبل الإدارة التنفيذية أو أياً من متخذي القرار.
• دورية التقارير: أن تتميز التقارير بدورية العرض (بصورة سنوية كحد أدنى)، وأن يتم تحديث التقرير بآخر المعلومات والمستجدات، ويتم إعدادها وفق أطر زمنية تخدم المدى القصير والمتوسط وطويل الأجل.